Конференции, тренинги, мастер классы – ответственная работа и незабываемый опыт. За организацией таких мероприятий стоит немало задач, которые нужно тщательно контролировать. Постарайтесь не допускать ситуаций, когда что-то нужно решать в последний момент.

Площадка

После выбора темы мероприятия проанализируйте, кто ваша аудитория, оцените ее масштабы и приступайте к решению одной из задач — выбор площадки для проведения. Выбирать площадку нужно не при помощи интуиции, а опираясь на опыт (свой или других организаторов).

Недостаточно посмотреть фотографии объекта. Если площадка не знакома, то заранее оцените ее “вживую”, во избежание недоразумений. Необходимо позаботиться о том, чтобы место проведения было удобным и практичным для спикеров и зрителей.

Техническое оснащение

Ни одно масштабное мероприятие не проходит без специального оборудования. Вам не обойтись без хорошо поставленного света и звука. Если это конференция, то Вам потребуется также трибуна для спикера, проектор, аудиосистема.

Помните, организатор решает технические и бытовые вопросы. Не забудьте заключить договор и подключить к работе кейтеринговую службу, которая займется обслуживанием зоны отдыха и питания, и клининговую службу для поддержания чистоты и комфорта во время и после ивента.

Программа и спикеры

На этом этапе вы уже знаете, кто будет главным гостем мероприятия, как и его программу. Всегда поддерживайте связь с выступающими и спикерами.

Заблаговременно до начала события составьте четкую программу по минутам (тайминг), чтобы не возникло непредвиденных сдвигов. Ознакомьтесь с презентациями выступающих и убедитесь, что отведенного времени хватит. Учитывайте перерывы. Зрители устают от насыщенного расписания – это тоже необходимо учесть.

Создание сайта/страницы события

Создать лендинг проще всего с помощью специальных конструкторов. Они не требуют навыков программирования, работать с ними может каждый. Сервисы разрешают создавать страницы ивентов с регистрацией, или без, продажей билетов онлайн и т.д.

Прямо с созданной страницы можно поделиться ссылкой на мероприятия во всех популярных социальных сетях. Продвижение играет важную роль в успехе события, поэтому мы посвятили этому отдельный раздел статьи.

Продвижение

Рекламируйте ивент всеми доступными способами. Начните с простого — расскажите о нем на страницах в социальных сетях. В случае если вы уже организовывали подобное мероприятие попробуйте сделать рассылку по его участникам.

В заключение

Организация события – сложный процесс, поэтому очень важно все распланировать. Но вы можете избавить себя от многих проблем и забот, обратившись в МФЦ Fабрика. Наш конференц зал – идеальное помещение для проведения  таких мероприятий как тренинги, мастер классы, собрания, обучения, творческие встречи и многое другое! Это стильное, оборудованное всем необходимым помещение площадью 63 кв.м. 50 мобильных посадочных мест, трибуна для спикера, высококачественная подача интернет, проектор для демонстрации медиа файлов, аудио система и микрофоны. Наши администраторы помогут Вам встретить гостей и организовать фуршет. Мы анонсируем Ваше мероприятие в соцсетях. Поручите Ваше мероприятие нам и Вам останется лишь наслаждаться общением с гостями!